Cloud vs on-premise

Contact

Welke oplossing past bij jouw organisatie?

Cloud vs on-premise

Wanneer kies je voor een overstap naar de cloud en wanneer blijkt een on-premise oplossing beter te passen bij jouw organisatie? Ondanks de groeiende populariteit van de cloud, kiezen ook nog veel organisaties voor een on-premise oplossing. Het kiezen van de juiste oplossing blijkt niet zo zwart-wit te zijn. Om tot de conclusie te komen welke oplossing het beste aansluit bij jouw organisatie, moeten er veel factoren worden afgewogen. Geale van der Wal, IT Architect bij onepoint, vertelt welke stappen je moet nemen om tot de juiste keuze te komen.

Werk vanuit business capabilities
Een goede IT leverancier werkt vanuit de business capabilities van de klant, aldus Geale van der Wal. Wij werken vanuit het principe dat het niet om IT gaat. En ja, IT oplossingen zorgen ervoor dat we bepaalde doelstellingen kunnen realiseren als het gaat om informatievoorziening, maar dat is niet waar wij beginnen. Geale vertelt verder: “Om mee te kunnen denken met onze klanten, moeten we eerst de organisatie begrijpen en inzichtelijk maken. De klant heeft een visie over hoe zij de bedrijfsvoering vormgeven, een strategie om te bepalen waar zij over een jaar willen staan. Daarnaast heeft iedere organisatie een aantal doelstellingen die zij wil bereiken binnen een bepaalde periode.” Het formuleren van bedrijfs-, informatie-, data- en technologie principes is daarnaast een van de belangrijkste uitgangspunten.

Wanneer dit duidelijk is, gaan we de bestaande omgeving onderzoeken vertelt Geale verder. “Wat lever je als organisatie en met welke stakeholders heb je te maken? Binnen de zorg heb je bijvoorbeeld te maken met partners zoals gemeenten, juristen en instanties die elektronische cliënten dossiers (ECD’s) in moeten kunnen zien. Daarnaast zijn interne afdelingen zoals een HR-afdeling ook van belang. Om controle te krijgen over informatiestromen tussen belanghebbenden, wordt er gekeken naar de bestaande applicaties en processen. Zo is Exact een veelgebruikte applicatie voor een HR-afdeling voor het ophalen van persoonsgegevens, maar wordt deze applicatie door Finance gebruikt om gegevens op te halen en salarisstromen te kunnen verwerken. Je hebt dus te maken met systemen die aan elkaar verbonden zijn. Stakeholders en specialisten gebruiken verschillende applicaties, maar maken ook gebruik van verschillende informatiestromen binnen dezelfde applicatie. Binnen zorginstellingen worden er bijvoorbeeld specialisten ingeschakeld met zorgkennis om een cliënt te kunnen behandelen. Deze specialist gebruikt Exact, maar voor een andere business capability.

Zo zie je dat alle informatiestromen gekoppeld zijn aan bedrijfsprocessen en ondersteunende applicaties. Als het gaat om het inrichten van systemen is het van groot belang dat bovenstaande principes als stuurmiddel worden ingezet. Zo kan er worden gewerkt aan harmonie binnen de organisatie. Wanneer processen niet efficiënt zijn ingericht of in het huidige technologie landschap via omwegen gerealiseerd moeten worden wegens beperkingen, kan dat productiviteit verlagend werken. Wij optimaliseren deze bedrijfsprocessen middels automatisering zodat ruimte ontstaat voor innovatie en ontwikkeling.

Vijf bepalende factoren
Zodra de huidige omgeving inzichtelijk is gemaakt en de ideale omgeving helder is om bedrijfsdoelstellingen te kunnen realiseren, wordt er gekeken naar de belangrijkste factoren voor een organisatie om een keuze te maken tussen een cloudoplossing of een on-premise oplossing. Welke factoren wegen zwaar mee voor jouw organisatie en welke zijn van minder belang? Echter staan deze 5 factoren niet los van elkaar. Er zal altijd overlap zijn in de behoefte van de klant en tussen de 5 belangrijkste factoren.

Beschikbaarheid
Een van de belangrijkste factoren bij het kiezen van een cloudoplossing of een on-premise oplossing is de beschikbaarheid van de dienst, die aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Moet de informatie of je dienstverlening 24×7 365 dagen per jaar beschikbaar zijn? Hoe groot is de organisatie? Heeft jouw organisatie verschillende locaties? Heb je als organisatie te maken met locaties in het buitenland en daarmee tijdsverschil? Deze vragen zijn leidend om te bepalen hoe zwaar beschikbaarheid weegt voor jouw dienstverlening.

Flexibiliteit
Flexibiliteit noemen we ook wel aanpasbaarheid aan je capabilities. Heb je als doelstelling om bijvoorbeeld twee keer zo groot te worden door middel van aquisitie? Dan moeten de  IT-systemen en je beschikbare capaciteit hierin meegroeien. Een cloudoplossing biedt schaalbaarheid en daarmee de aanpasbaarheid aan je capabilities. Voor organisaties met grote conjuncturele schommelingen is dit een voordeel. Wanneer je geen uitbreiding wenst, kan een cloudoplossing niet altijd kostentechnisch voordelig blijken. Echter moeten alle vijf factoren meegenomen worden om hier een gegronde uitspraak over te kunnen doen.

Beheersbaarheid
Hoe beheersbaar moeten je systemen zijn? Wil je de volledige controle behouden over je systemen en applicaties, maar hoe makkelijk is het om deze controle te behouden? Is er bijvoorbeeld een IT-afdeling aanwezig die systemen in beheer neemt en wil je daarnaast investeren in opleidingen voor je medewerkers om systemen te kunnen onderhouden? Organisaties in sterk gereguleerde sectoren met extra privacy-overwegingen zullen hierover goed moeten nadenken. Naast privacy-overwegingen spelen ook kosten mee in de beheersbaarheid. Wanneer je de volledige controle over je systemen en applicaties wil behouden, moet je rekening houden met kosten voor bijvoorbeeld het bijscholen van je medewerkers.

Veel organisaties hebben moeite met de kwestie van eigendom van gegevens bij een cloudoplossing. Gegevens en encryptiesleutels bevinden zich bij externe leveranciers dus wanneer je te maken krijgt met een downtime, kan het zijn dat je geen toegang krijgt tot die gegevens. Dit is natuurlijk ook het geval bij on-premise als er zich een downtime voordoet. De controle die je er zelf over hebt speelt dan mee in de overweging en het belang van deze factor. Cloudleveranciers en managed services providers zullen in ieder geval wel bepaalde standaarden afdwingen bij afname van hun diensten om de omgeving controleerbaar en beheersbaar te houden.

Kosten
Vaak een van de belangrijkste factoren voor organisaties zijn de kosten. Kosten zijn, net zoals de meest genoemde factoren, afhankelijk van andere factoren die van belang zijn voor jouw organisatie en doelstellingen. Heb je een hoge beschikbaarheid nodig én wil je in control zijn over systemen? Dan zullen daar vaak hogere kosten aan verbonden zijn dan voor organisaties waar dat niet voor geldt.

Bij on-premise zullen de kosten bij de aanschaf relatief hoog zijn vanwege de aankoop van servers en datacenters. Daarnaast moet er ook rekening gehouden worden met de lopende kosten voor het onderhoud, beheer en ondersteunend personeel. Bij clouddiensten is de investering vaak beperkt tot de aanschaf van het aantal gebruikers en ruimte die nodig is om jouw organisatie te ondersteunen. Onderhouds-, upgrade- en servicekosten, evenals de kosten voor ondersteuning, back-up en stroomvoorziening van het datacenter, komt op rekening van de cloudaanbieder. De kosten van een clouddienst zijn dus voorspelbaarder en het biedt met name meer zichtbaarheid in tegenstelling tot een on-premises oplossing. Echter hoeft een cloudoplossing niet per definitie goedkoper te zijn. Je dient namelijk wel appels met appels te vergelijken.

Appels met peren vergelijken zien we vaak in de praktijk, aldus Geale. “Een enkelvoudig uitgevoerd rekencentrum in een on-premises situatie vergelijken met een public cloudoplossing die een uptime van 99,99% heeft, is geen vergelijkbare situatie als het gaat om kosten. Toch zien we deze vergelijking vaak in de praktijk als argument om niet naar een public cloud over te stappen. Te strak sturen op kosten kan grote gevolgen hebben voor de beschikbaarheid en kwaliteit van je IT landschap. Echter kan er wel een weloverwogen beslissing worden genomen om de kosten tegen de baten weg te strepen, wanneer dit onderdeel van je IT strategie is. Het financiële risico kan dan middels een verzekering worden gedekt of worden geaccepteerd, doordat de IT investering voor een hogere uptime simpelweg hoger liggen dan een eventuele downtime die het met zich mee brengt. Toch is het bepalen van een total cost of ownership voor je IT lastiger te bepalen bij een on-premise oplossing, omdat je de operationele kosten ook mee dient te nemen in je berekening naast de aanschaf van technologie en inrichting.”

Compliancy
Iedere organisatie heeft te maken met regels en wetgeving. Dat is, vanzelfsprekend, voor iedere sector en iedere organisatie verschillend en jouw organisatie moet dan ook voldoen aan de wettelijke verplichtingen die voor jouw specifieke branche van toepassing zijn. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld ISO-certificeringen. Zo kan het zijn dat een keuze voor een cloudprovider onhaalbaar is wanneer de gegevens worden geborgd in een ander land.

Over de beveiliging van cloudoplossingen kunnen meningen verschillen. Cloudproviders hebben medewerkers in dienst die zich volledig focussen op de beveiliging van de omgeving. Een interne IT-afdeling van een organisatie hoeft niet altijd te beschikken over beveiligingspecialisten. Over het algemeen worden clouddiensten in dit geval als veiliger gezien dan on-premise oplossingen. Organisaties zien een externe database in de cloud vaak als minder veilig omdat zij er zelf geen controle over hebben. Het is dan een kwestie van vertrouwen dat de gecertificeerde instantie ook daadwerkelijk levert wat er is afgesproken.

Het is belangrijk om de voordelen en de risico’s af te wegen wanneer het gaat over zowel een cloudoplossing als een on-premise oplossing. Hierbij moet rekening gehouden worden met verschillende factoren en prioriteiten waardoor de keuze voor iedere organisatie anders zal zijn. Om je een beter beeld te geven van de bepalende factoren bespreekt Geale een veelvoorkomend voorbeeld uit de praktijk.

“Wanneer je een snelgroeiende organisatie bent heb je behoefte aan flexibiliteit om je systemen en applicaties schaalbaar te maken. Een cloudoplossing is vaak een stuk aantrekkelijker dan een on-premise oplossing. Wanneer je bijvoorbeeld een overname hebt en 100 medewerkers overneemt, moet je bij een on-premise oplossing nieuwe servers bestellen en inrichten. Dit duurt veel langer, dan wanneer je voor een cloudoplossing kiest en meer beschikbaarheid kan inschalen. Echter wordt het complexer naarmate je kijkt naar de applicaties van het overgenomen bedrijf. Het komt vaak voor dat er wordt gewerkt met andere applicaties en systemen. Beheersbaarheid wordt dan een belangrijke factor om mee te nemen in je overweging. Cloudoplossingen zijn vaak geschikter voor generieke applicaties, zoals Exact of Salesforce en daarmee breder inzetbaar. Wanneer je op maat gemaakte applicaties gebruikt wordt een cloudoplossing uitdagender vanwege de beperkte structuur die generalistisch in de markt is gezet. Dit maakt het lastig om maatwerk toe te passen. Bij een overname dien je ook rekening te houden met overlapping als het gaat om maatwerk applicaties. Deze functionele overlappingen dien je dan te elimineren waar mogelijk, ook op het process- en applicatielandschap. Daarnaast dient de ondersteunende infrastructuur vervolgens ook nog samengevoegd en gestandaardiseerd te worden. On-premises oplossingen zijn tevens vaak duurder, wanneer je dezelfde kwaliteitseisen hanteert als bij een public cloud. De cloud voldoet namelijk aan de kwaliteitseisen, zoals veiligheid, beheersbaarheid en wordt continu bijgewerkt door mensen die hier gespecialiseerd in zijn.” De ontwikkeling van publieke cloud is continu aan evolutie onderhevig. Wanneer je dat zelf bij moet houden in je on-premise omgeving, kost dat veel energie en geld.

Moeite met een juiste beslissing maken?
Vaak adviseren leveranciers een oplossing zonder het IT landschap goed bestudeerd te hebben. Dat doen wij anders, aldus Geale. “We zijn betrokken bij de organisatie en willen met onze diensten bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen van de klant. Het is enorm nuttig om het IT-landschap objectief door een onafhankelijke partij te laten bestuderen. Het is vaak niet de core-business van onze klanten om IT diensten te leveren. Wij adviseren, implementeren en beheren IT-diensten en daarin staat de eindgebruiker centraal. Het is onze taak om IT dilemma’s weg te nemen voor organisaties, die zich weer kunnen focussen op waar het voor hen écht om draait.”