Gemeente Brummen vergadert digitaal met Microsoft Teams

Contact

Digitaal vergaderen met Microsoft Teams

De behoefte om digitaal te kunnen vergaderen werd pas echt duidelijk tijdens COVID-19. Hierdoor zijn een aantal projecten voor de gemeente Brummen in een stroomversnelling terecht gekomen. IT-partner, onepoint, heeft de gemeente Brummen voorzien van een snelle integratie en adoptie van Microsoft Teams.

Digitaal vergaderen
In deze tijd is effectief samenwerken en communiceren van groot belang. Het thuiswerken heeft een enorme impact, omdat je niet meer bij elkaar langs kunt lopen. Natuurlijk kun je elkaar bellen, maar soms moet je iets face-to-face bespreken en daar vult Teams een enorme behoefte in. Martin Putman, Informatiemanager bij de gemeente Brummen, is zich ervan bewust dat ‘zonder Teams deze crisis een enorme impact zou hebben op de bedrijfsvoering’. Een voorbeeld hiervan is het continueren van Raadsvergaderingen. Samen met de Griffie is, naast een adoptie training voor gebruikers, vooraf een plan opgesteld om de digitale Raadsvergadering van ruim 20 personen soepel te laten verlopen. De eerste online Raadsvergaderingen hebben inmiddels via Teams plaatsgevonden en zijn succesvol verlopen.

“Wij zijn nu een plan aan het ontwikkelen om door middel van hardware en software het mobiel werken optimaal te ondersteunen.”

Flexibel en mobiel werken
De gemeente Brummen heeft haar kantoorruimtes ingericht met flexibele werkplekken. Er zijn echter ook medewerkers die regelmatig in de wijk of bij de inwoner thuis zijn. Denk aan medewerkers sociaal domein of toezichthouders. Deze mobiele medewerkers worden op dit moment nog niet optimaal ondersteund. Daarnaast wil de gemeente het makkelijker maken voor medewerkers op kantoor om tijdens een vergadering toegang te krijgen tot alle benodigde documenten. “Wij zijn nu een plan aan het ontwikkelen om door middel van hardware en software het mobiel werken optimaal te ondersteunen.” Door de coronacrisis is deze ontwikkeling in een stroomversnelling terecht gekomen. Medewerkers werken nu op grote schaal vanuit huis. “Dat was tot voor kort ondenkbaar. Natuurlijk hadden we een thuiswerk oplossing voor incidenteel thuiswerken, maar er ontstaat nu een nieuwe werkelijkheid”, aldus Martin.

Martin denkt dat deze werkwijze structureel zal worden. “We werken steeds meer plaats en tijd onafhankelijk aan onze informatie. Uiteraard is informatieveiligheid daarbij wel uitermate belangrijk.” De toegenomen digitalisering vraagt ook een steeds grotere beschikbaarheid van de informatievoorziening . Systemen zullen in de toekomst dus steeds meer redundant ingericht dienen te worden. “Je zou namelijk op dit moment niet moeten denken aan een situatie, die we begin dit jaar hebben gezien vanwege de Citrix-problemen rond het thuiswerken.”

Versneld traject
De implementatie van Teams is in een snelvaart gegaan vertelt Martin: “Onepoint is een flexibele en deskundige IT-partner die ons binnen enkele weken heeft voorzien in onze behoefte. De snelle schakeling en realisatie vinden wij als gemeente erg prettig.”

Eindgebruikers adoptie
Volgens Martin reageren de eindgebruikers positief op de implementatie van Teams. Wanneer je als organisatie nieuwe applicaties of communicatiemiddelen invoert, moet je rekening houden met weerstand vanuit de gebruikers. Dat was in dit geval niet aan de orde, mede omdat Teams stabiel werkt en vrij intuïtief en gemakkelijk eigen te maken is. Natuurlijk hielp het zeker ook mee dat de noodzaak voor thuiswerken voor iedereen heel duidelijk was.

Zeggen wat je doet én doen wat je zegt
Onepoint is al lange tijd IT-partner van de gemeente Brummen. De match ligt volgens Martin met name in “de pragmatische visie van beide organisaties. De specialisten van onepoint denken met ons mee, maar leggen ons niets op. Wij hebben een ondersteunende IT-partner nodig, die met ons meedenkt en zaken niet onnodig moeilijk maakt. Uiteindelijk is de menselijke factor het belangrijkste. Zeggen wat je doet én doen wat je zegt, is voor ons herkenbaar in hoe wij de specialisten van onepoint typeren.”

Olaf Ouwens, Commercieel Directeur onepoint NL, voegt toe: “Wij zijn trots op het vertrouwen dat de gemeente Brummen in onepoint stelt. Het is onze taak om de gemeente Brummen te ondersteunen met informatietechnologie, zodat zij waarde toevoegen aan haar relaties en medewerkers. Wij kijken uit naar de implementatie van Office 365 zodat wij de gemeente Brummen kunnen ondersteunen bij de realisatie van haar strategie om mobiel werken optimaal te ondersteunen.”