10 tips om alles uit Microsoft Teams te halen

Contact

Microsoft Teams

10 tips om alles uit Microsoft Teams te halen

In dit artikel geven wij 10 handige tips om alles uit Microsoft Teams te halen! 

  1. Add a tab!

Met ‘add a tab’ voeg je alle applicaties toe aan je groepen. Zo wordt het makkelijk om tijdens een project je documenten en belangrijke informatie met elkaar te delen. Deel bijvoorbeeld data resultaten met elkaar in Power BI. Of gebruik Whiteboard om met elkaar te brainstormen over het volgende project. Hoe je deze functie gebruikt, wordt duidelijk uitgelegd in deze video.

  1. Vervaag je achtergrond

Heb je het foto-effect al gevonden om je achtergrond te vervagen tijdens online meetings? Door je achtergrond te vervagen houd je het beeld neutraal en worden je gesprekspartners niet afgeleid door een afleidende achtergrond. Benieuwd hoe je dit kan doen? Wanneer je een video call opstart klik je op More options (***). In het venster dat nu verschijnt, zie je op de optie ‘Blur my background’. Deze klik je aan en je achtergrond vervaagd.

  1. @mentions

Heb je specifiek iemand uit je team nodig om antwoord te krijgen op je vraag? Of wil je een heel team attenderen op een project? Gebruik @mentions en typ de naam van je collega of het team in. Wanneer je @mentions hebt gebruikt, krijgt de persoon of het team die je wil bereiken een melding. Wanneer er bijvoorbeeld veel wordt gechat in een groep, mis je nooit meer de informatie die specifiek naar jou is gestuurd. Deze functie wordt in deze video binnen 50 seconden uitgelegd. 

  1. Microsoft Immersive Reader

Met name voor scholengemeenschappen een interessante tool van Microsoft Teams! Maak documenten nog toegankelijker met Microsoft Immersive Reader. Met deze tool kan je chatberichten en bijvoorbeeld documenten voor laten lezen. Dit doe je door met je muis over een chatbericht te scrollen. Er verschijnt een balk waarbij je op ‘More options’ kan klikken (***). Klik nu op immersive reader en ga aan de slag met deze tool. Deze mogelijkheid wordt met name gebruikt voor leerdoeleinden en wordt ingezet om scholieren of studenten te helpen met bijvoorbeeld dyslexie. Microsoft legt in deze video uit hoe je hier gebruik van maakt.

  1. Live presentatie vertaling

Wanneer je een presentatie geeft, kan het handig zijn om deze presentatie online live met ondertiteling te voorzien. Microsoft Teams geeft de mogelijkheid om presentaties live te vertalen in meer dan 60 talen! Zo kunnen jij en je internationale collega’s of klanten altijd meekijken met de juiste vertaling. Om gebruik te maken van deze mogelijkheid heb je Microsoft Teams, PowerPoint en een goed werkende microfoon nodig. Vind de handleiding om gebruik te maken van deze tool hier.

  1. Start online webinars en maak gebruik van de opname button!

Een online Webinar organiseren in Microsoft Teams is heel makkelijk. Ga naar de agenda van Microsoft Teams en klik op ‘+ new meeting’ rechts bovenin het scherm. In plaats van New meeting, verander je het onderwerp naar New live event. Vul alle informatie in die nodig is om jouw event aan te kondigen. Let op dat je iemand moet aanwijzen als ‘presenter’ en iemand anders als ‘producer’. Doorloop alle stappen om je live event te lanceren. Wanneer je deze stappen hebt gemaakt, ga je terug naar de agenda in Microsoft Teams waar je de link van het event kan downloaden en kopiëren. Meer uitleg nodig? Bekijk deze video die jou hierin ondersteunt.  Wil je daarnaast je live event opnemen? Klik op de rode record button!

  1. Keyboard shortcuts

Veel mensen vinden het fijn om sneltoetsen te gebruiken om hierdoor sneller en efficiënter te werken. Voor Microsoft Teams is het niet nodig om al deze sneltoetsen te onthouden. De combinatie control punt ‘Ctrl + .’ geeft je een overzicht van alle sneltoetsen die van toepassing kunnen zijn. Probeer deze optie uit en bekijk alle mogelijkheden. Of je nu een nieuwe chat wil openen of een chat wil markeren om focus aan te brengen.

  1. Planner

Organiseer en verdeel taken met de planner functie van Microsoft Teams. Deze planner kan gebruikt worden voor een teamkanaal, maar met deze functie kan je ook je eigen planning managen. Wanneer je online samenwerkt aan projecten is het soms lastig om te weten waar je collega’s mee bezig zijn. Deze functie is ideaal tijdens deze thuiswerkperiode om efficiënt met elkaar samen te werken. Microsoft legt in deze video uit hoe je gebruik maakt van deze planner functie in Microsoft Teams.

  1. Maak gebruik van Bots

Er zijn een aantal bots beschikbaar in Microsoft Teams met verschillende functionaliteiten die jou en je team verder helpen met prangende vragen. Zo kan je in Microsoft Teams een T-bot toevoegen binnen je teamchat. Dit is de meest gebruikte basis bot in de applicatie en beantwoordt veel gestelde vragen. Daarnaast biedt Polly de mogelijkheid voor leidinggevenden om peilingen en enquêtes uit te sturen in Teams en deze te analyseren. Statsbot wordt gebruikt om ruwe data vanuit verschillende applicaties om te zetten in nuttige inzichten voor jouw organisatie.

  1. Stuur belangrijke e-mails door naar je team

Microsoft Teams maakt het makkelijk om je belangrijke e-mail goed te organiseren en te delen met je team. Gemaakte afspraken die per mail zijn bevestigd deel je bijvoorbeeld makkelijk binnen je team. Hierdoor voorkom je verwarring en is het hele team op de hoogte van deze gemaakte afspraken. Wil je een e-mail delen met je team? Bekijk de instructies via deze video.